Un devis sans numéro, une facture sans mention de TVA, une facture d’artisan sans assurance décennale : ces oublis paraissent anodins — mais ils peuvent vous exposer à des litiges, à des refus de paiement, voire à des sanctions en cas de contrôle. Ce guide recense les mentions obligatoires pour chaque document, avec les cas particuliers à connaître.
Pourquoi ces mentions comptent vraiment
Les mentions légales sur vos documents commerciaux ne sont pas que de la paperasse. Elles servent à plusieurs choses concrètes :
- Vous protéger juridiquement : un devis signé avec toutes ses mentions vaut contrat. Sans elles, sa valeur probante est fragilisée.
- Permettre à votre client de vous régler : une facture incomplète peut légitimement être contestée ou retardée.
- Vous mettre en conformité : l’administration peut sanctionner les factures non conformes, notamment lors d’un contrôle fiscal.
Prenons un exemple concret : Sophie, photographe indépendante, envoie une facture sans son numéro de SIRET ni la mention de franchise de TVA. Son client entreprise la lui renvoie pour correction avant de payer. Résultat : deux semaines de délai supplémentaire. Un devis complet dès le départ évite ces allers-retours.
Check-list : les mentions obligatoires d’un devis
Contrairement à la facture, le devis n’est pas encadré par une liste légale unique et universelle — les obligations varient selon votre secteur. Cela dit, les mentions suivantes sont attendues dans tous les cas pour qu’un devis soit professionnel et opposable :
- Vos coordonnées complètes : nom ou dénomination sociale, adresse, numéro de SIRET, forme juridique (SARL, SAS, EI, micro-entrepreneur…)
- Coordonnées du client : nom et adresse du destinataire
- Date du devis et durée de validité (en général 1 à 3 mois)
- Numérotation : chaque devis doit avoir un numéro unique et séquentiel
- Description détaillée des prestations ou fournitures : quantité, nature, prix unitaire HT
- Montant total HT, TVA applicable, montant TTC — ou mention de franchise si vous en relevez
- Conditions de paiement : acompte éventuel, délai de règlement
- Mention d’acceptation : zone de signature avec la formule « Bon pour accord »
Pour les artisans du bâtiment, des mentions supplémentaires s’appliquent (devis obligatoire au-delà d’un certain montant, mentions spécifiques sur les travaux de rénovation énergétique…). Consultez service-public.fr pour les exigences propres à votre secteur.
Check-list : les mentions obligatoires d’une facture
La facture est plus strictement encadrée que le devis. Les mentions obligatoires sont fixées par le Code général des impôts — vous pouvez consulter la liste officielle sur impots.gouv.fr ou economie.gouv.fr. Voici les éléments attendus pour toute facture entre professionnels :
- Date d’émission de la facture
- Numéro de facture : unique, basé sur une séquence chronologique sans rupture ni doublon
- Vos coordonnées : raison sociale, adresse, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique et capital social (pour les sociétés), numéro RCS et ville d’immatriculation
- Coordonnées du client : nom/raison sociale, adresse
- Numéro de TVA intracommunautaire (le vôtre et celui du client si transactions B2B intracommunautaires)
- Description précise des biens ou services : quantité, dénomination, prix unitaire HT
- Taux de TVA applicable par ligne, montant de TVA correspondant, total TTC
- Date de la prestation ou de la livraison si différente de la date de facturation
- Conditions et délais de paiement : date d’échéance, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €
- Escompte éventuel en cas de paiement anticipé
Cas spécifiques à connaître
Franchise en base de TVA
Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (micro-entrepreneurs et autres), vous ne facturez pas la TVA. Vous devez alors faire figurer la mention obligatoire suivante sur chaque devis et facture :
Cette mention est impérative. Son absence expose à une amende et peut faire croire à votre client qu’il peut récupérer une TVA qui n’a pas été collectée.
Entrepreneur individuel (EI)
Depuis la réforme de 2022, l’entrepreneur individuel (y compris le micro-entrepreneur) doit faire précéder ou suivre son nom des mots « Entrepreneur individuel » ou du sigle « EI » sur ses documents commerciaux.
Assurance décennale et RC pro
Pour les activités du bâtiment soumises à garantie décennale, les devis et factures doivent mentionner les coordonnées de votre assureur, le numéro de contrat et la couverture géographique. Cette mention est obligatoire et engage votre responsabilité si elle est absente ou inexacte.
Remise ou escompte
Si vous accordez une remise, elle doit figurer explicitement : taux ou montant, et motif (geste commercial, fidélité, volume…). Ne laissez pas un montant sans explication : cela fragilise votre document en cas de litige.
Les erreurs les plus fréquentes
- Oublier la mention 293 B quand on est en franchise de TVA — c’est la plus courante chez les micro-entrepreneurs débutants.
- Numérotation aléatoire : les factures doivent former une séquence chronologique sans trou. Numéroter FA-2025-001, FA-2025-003 (sans le 002) est une irrégularité comptable.
- Omettre la date d’échéance et les pénalités de retard : sans ces mentions, vos droits aux pénalités sont fragilisés.
- Confondre devis et facture : un devis ne vaut pas facture, même s’il est signé. La facture doit être émise séparément après exécution.
- Modifier une facture après envoi : une facture émise est intangible. Pour corriger, on émet un avoir. Voir notre article L’avoir : comment corriger une facture sans risque.
Ce que Devivox gère pour vous
Devivox génère automatiquement chaque mention obligatoire à partir de votre profil : SIRET, forme juridique, capital social, RCS, assurance, mentions TVA. Si vous êtes en franchise de TVA, la mention article 293 B est insérée automatiquement. Les numéros de devis et factures suivent une séquence chronologique gérée côté serveur — pas de doublon, pas de trou possible.
Résultat : vous dictez votre prestation à la voix, Devivox produit un PDF avec toutes les mentions en règle. Sans liste à cocher, sans risque d’oubli.